Privacy Policy

ALMAge Wellness & MedSpa

Effective date: September 28, 2026

This Privacy Policy explains how ALMAge Wellness & MedSpa ("ALMAge," "we," "us" or "our") collects, uses and shares personal information when you visit our website at https://almage-wellness-medspa.scalesystema.app (the "Site"), request an appointment through it, communicate with us by text message (SMS), WhatsApp, email, website chat or phone, or interact with ALMA, a virtual assistant provided by Systema, the platform we use (see Section 4).

This policy is available in English and in Spanish. The Spanish version appears below the English version, and both are intended to have the same meaning.

1. Who we are and how to contact us

ALMAge Wellness & MedSpa is responsible for the personal information described in this policy.

Address: 7241 SW 63rd Ave, Suite 102-A, South Miami, FL 33143, United States
Phone and WhatsApp: (954) 488-2018
Email: gigi@almagewellness.com
Instagram: @ALMAge_Wellness

Our Site, online booking, customer records and messaging tools run on Systema, a technology platform operated by Skala Marketing LLC ("Systema"), which processes information on our behalf to provide these services. Systema also provides ALMA, the virtual assistant described in Section 4, which explains how Systema's terms apply to it. If you use Systema's own consumer app (for example, through the "Download the app" link on the Site), Systema's privacy policy, available at https://scalesystema.app/privacy, applies to that app.

2. Information we collect

2.1 Information you give us

Appointment requests on the Site. When online booking is available, the booking form asks for:

your name (required);
your phone number (required);
your date of birth (optional); and
the service, date, time and provider you select.

If online payment is enabled for a booking, the form may also ask for your email address.

Please note: if you type your name and a phone number into the booking form, the Site may save them as a contact record with us as soon as you move on from the name field, even if you do not finish the booking. This allows our team to follow up on your request.

Messages and conversations. When you contact us or ALMA by WhatsApp, text message, email, phone or website chat (when these channels are available), we may collect:

your first and last name, phone number and email address;
your preferred language (Spanish, English, or bilingual/no preference);
the service you are interested in and your main goal;
your preferred appointment date and time;
whether you are a new or existing patient;
how you heard about us and whether you would like to book;
notes our team needs to handle your request; and
the content of your messages, including any voice notes, photos or files you choose to send.

If our website chat is enabled, it asks for your name, phone number and email address.

Phone calls. If ALMA answers your call, the call will be recorded, transcribed and summarized. See Section 5.

Information you provide at the clinic. Information you provide during your evaluation or treatment is handled as described in Section 6.

2.2 Information collected automatically

When you visit the Site, we and our service providers automatically collect certain information:

Our own Site analytics. For each visit, the Site records the page you view, the page or website that referred you, your browser and device information (user agent), your approximate country (derived from your IP address), a visit identifier, campaign parameters included in the link you followed (such as utm_source, utm_medium and utm_campaign), and actions such as tapping the WhatsApp or contact buttons or completing a booking. We do not store your IP address in readable form in these analytics; we keep only a one-way cryptographic hash of it.
Ad attribution. If you arrive at the Site through a link that contains advertising identifiers (such as fbclid or ad_id) or campaign parameters, your browser stores those identifiers, the landing page, the referring website and the date, and uses them for up to 90 days. If you later send us your contact information through the Site, these details may be attached to your contact record so we can understand which ad or campaign brought you to us.
Visit and performance measurement. We use Vercel Web Analytics and Speed Insights to measure visits and how quickly our pages load.
Error monitoring. We use Sentry to detect and fix technical errors. For a small sample of visits, and for visits in which an error occurs, Sentry may record a replay of how the page behaved. Text on the page and the information you type are masked in these recordings.
Web fonts. The Site loads fonts from Google Fonts, so your browser connects to Google's servers and Google receives your IP address.

3. How we use your information

We use personal information to:

respond to your questions and requests;
schedule, confirm, remind you of, reschedule and cancel appointments, and keep your appointment history;
communicate with you in your preferred language;
give you information about our services, authorized prices and active promotions;
route your request to the right member of our team, including our clinical team when a question needs professional judgment;
keep your record accurate, help confirm that age requirements for certain services are met and, where this feature is enabled, send you a birthday greeting;
sort incoming messages, including identifying spam and messages that should be handled by a person;
operate, secure, maintain and improve the Site, measure how it is used and understand how well our advertising works; and
comply with our legal obligations and protect the rights, safety and property of our patients, our team and others.

We do not sell your personal information, and we do not share your phone number or your consent to receive text messages with third parties for their own marketing purposes.

4. ALMA, virtual assistant provided by Systema (artificial intelligence)

ALMA is a virtual assistant provided by Systema (Skala Marketing LLC), the technology platform ALMAge uses to serve you. It uses artificial intelligence (AI) and may be available on WhatsApp, website chat and phone. When you talk to ALMA, you are communicating with an automated system, not a person.

Systema's terms also apply to ALMA. As stated in Systema's Terms and Conditions (https://scalesystema.app/terms) and Privacy Policy (https://scalesystema.app/privacy), Systema is solely responsible for the artificial intelligence service behind ALMA, and the contractual relationship regarding that AI service is exclusively between Systema and you. Your use of ALMA is therefore also governed by those documents.

What ALMA can do:

answer common questions about our services, hours, location, parking and payment options;
share prices that ALMAge has authorized and promotions that are currently active;
explain in general terms what a treatment is, what it is for, how it usually works, general preparation, usual recovery and who performs it;
collect your contact details and preferences, help you check availability and book services that can be scheduled automatically; and
transfer or escalate your request to our team.

What ALMA does not do:

diagnose, prescribe, change or stop medications or doses, or decide whether you are a candidate for a treatment;
guarantee the safety or results of a treatment, or interpret complex symptoms; or
create promotions, negotiate prices, promise financing approval, or promise insurance coverage or reimbursement.

Questions that need medical judgment, and topics such as symptoms, side effects, pregnancy or breastfeeding, dosage, payment disputes or exceptions to our policies, are referred to our team. When a message appears to involve a health topic, ALMA may not reply, and the conversation is passed to a person on our team.

ALMA can make mistakes. If information from ALMA differs from what our team confirms, our team's confirmation controls.

Emergencies: ALMA is not an emergency service. If you have a medical emergency, call 911 or go to the nearest emergency room.

Our team may not see your messages right away, especially outside our business hours (Monday through Friday, 10:00 AM to 6:00 PM; Saturdays by appointment only). Do not use WhatsApp, text messages, email, website chat or ALMA for urgent medical questions or for complications after a treatment. Call us at (954) 488-2018, and if it may be an emergency, call 911 or go to the nearest emergency room.

How AI processing works. To generate replies, your messages, the conversation history and information about our business are processed by third-party AI model providers through the Systema platform. According to Systema's Privacy Policy, the data sent to those providers is not used to train AI models (Zero Data Retention). Voice notes you send may be transcribed, and photos you send may be analyzed with AI, so that ALMA or our team can understand them. Conversations are stored with your contact record so our team can follow up.

5. Phone calls: recording, transcription and summaries

ALMA does not answer our phone calls at this time. If we turn on ALMA for phone calls, calls answered by ALMA will be recorded, transcribed and summarized, and if ALMA transfers your call to a member of our team, the rest of the call may also be recorded. We will use recordings, transcripts and summaries to handle your request, follow up with you, keep an accurate record of the conversation and improve our service. We will store the transcript, a summary, the main topic and general tone of the call, its duration and access to the recording.

We will not record a call answered by ALMA unless, at the start of the call, you are told that the call is being recorded and that you are speaking with a virtual assistant. If you continue the call after this notice, you consent to the recording. If you do not want to be recorded, you can end the call and contact us by WhatsApp or by email at gigi@almagewellness.com, and our team will help you.

6. Health information

Our scheduling and communication channels (the Site, website chat, WhatsApp, text messages, email and ALMA) are not designed to receive detailed medical information. We try not to collect sensitive clinical information that is not needed during these conversations. Please do not send medical records, lab results, detailed descriptions of symptoms or photos of medical conditions through these channels. If you need to discuss your health, our clinical team will do so with you directly.

Some information you share with us may still reveal something about your health, such as the service you are interested in. We use that information only for the purposes described in this policy.

Medical records created during your evaluation or treatment (such as your medical history, consent forms and clinical notes) are subject to additional confidentiality protections under applicable law. Where the law requires additional notices about those records, we will provide them to you separately.

7. Cookies and similar technologies

Server cookies: the Site does not set cookies from our server when you visit.
Language preference: if you use the ES/EN language selector, the Site stores two cookies, NEXT_LOCALE and locale_choice, to remember your choice for up to one year.
Session storage: while you browse, the Site keeps a visit identifier (scaleia_session_id) and, if the link you followed included them, campaign parameters (scaleia_visit_utm) in your browser's session storage. Session storage is cleared when you close the browser tab.
Ad attribution in local storage: only if you arrive through a link that contains fbclid, ad_id or utm_source, the Site stores the item scaleia_fbclid in your browser as described in Section 2.2, and uses it for up to 90 days.
Website chat (if enabled): the chat stores in your browser a chat session identifier, the contact details you entered, your most recent messages (up to 40) and the date of your last visit, so the conversation can continue if you come back.
Third-party tools: Vercel Web Analytics and Speed Insights, Sentry and Google Fonts, as described in Section 2.2.

We do not currently use advertising or social-media tracking pixels (such as the Meta Pixel or the TikTok Pixel), Google Analytics or Microsoft Clarity on the Site. If this changes, we will update this policy.

You can delete cookies and site data, or block them, in your browser settings. If you do, some features, such as remembering your language preference, may not work.

8. How we share your information

We share personal information only as described in this policy.

Service providers. We use service providers that help us operate and that process information on our behalf, under their own terms and security practices:

Business platform: Systema (Skala Marketing LLC), for our website, online booking, customer records and messaging.
Hosting, content delivery and web analytics: Vercel.
Database and file storage: Supabase.
Error monitoring: Sentry (data received in the United States).
Web fonts: Google Fonts.
Text messages: Twilio.
Email delivery: Resend. Emails about your appointments may be sent on our behalf from the address almagewellnessmedspa@scalesystema.app.
WhatsApp: Meta (WhatsApp Business), when we message you on WhatsApp through our platform.
Push notifications: Expo and web push services, only if you use the Systema app and allow notifications.
Scheduling software at our clinic: we currently use Aesthetic Record to manage appointments.
Telephone and messaging carriers that connect our calls and messages.

ALMA and its AI service. ALMA and the artificial intelligence service behind it are provided by Systema under its own Terms and Conditions (https://scalesystema.app/terms) and Privacy Policy (https://scalesystema.app/privacy), as described in Section 4. To provide that service, Systema uses:

AI model providers (such as Google, Anthropic and OpenAI) to generate replies and to transcribe and analyze content;
a message-classification service (TypeSafe AI) that helps identify spam, health-related topics and priority messages; and
Vapi and related providers for speech recognition, voice generation and storage of call recordings, if ALMA is enabled for phone calls (see Section 5).

Payments and financing. We do not collect payment card numbers through the Site. When you pay us, your payment information is processed by the payment service you choose, such as QuickBooks Payments, Square, PayPal, Venmo, Zelle, Apple Pay, Google Pay or an ACH bank transfer. If you apply for financing through Affirm, Afterpay, CareCredit or Cherry, you provide your information directly to that provider, under its own terms and privacy policy.

Other disclosures. We may also disclose information:

when required by law, subpoena, court order or other legal process;
to protect the rights, safety and property of our patients, our team or others;
in connection with a merger, sale or transfer of all or part of our business, subject to this policy; and
with your consent or at your direction.

Links to other services. The Site includes links to WhatsApp, Instagram and the Systema app, and links to ChatGPT, Claude and Google that open with a pre-filled question about our business. We do not include your personal information in those links. The Site also shows a "Powered by Systema" link. Each of those services has its own privacy policy, and we are not responsible for their practices.

9. Communications and how to opt out

Text messages (SMS). If you give us a US or Canadian mobile number, for example when you book, we may send you text messages about your appointments, such as confirmations, reminders, cancellations and changes. Message frequency varies. Message and data rates may apply. Every text message includes instructions to opt out: reply STOP to stop receiving text messages from that number, and reply START to receive them again. Our text messages are sent from a toll-free number shared by businesses that use the Systema platform, so replying STOP may also stop text messages that other businesses send from that same number. We will not send you marketing text messages unless you have separately given us your express consent to receive them.

WhatsApp. When we use WhatsApp through our platform, we may send you:

appointment confirmations and reminders, which may include buttons to confirm or reschedule;
replies from ALMA;
a welcome message;
follow-up messages about your inquiry or your visit, for example if you contacted us but did not book, to ask about your experience after a visit, or if some time has passed since your last visit;
birthday greetings; and
if our team sets them up for you, medication reminders, which may include the name of the medication.

If you do not want to receive these messages, reply STOP or BAJA, or tell us in any other way, and we will stop sending you WhatsApp messages that are not about an appointment you have booked. You can also block our number in WhatsApp at any time. If you write to us through the WhatsApp link on the Site (wa.me/19544882018), you are messaging our business number directly.

Email. If we have your email address, we may send you appointment confirmations that include a link to confirm. If we send you promotional emails, you can ask us to stop at any time by contacting us. We may still send you messages about your appointments.

Push notifications. If you use the Systema app, you can turn off notifications in your device settings.

Calls. We do not make automated or AI-voice calls to you unless you have agreed to receive them. You can ask us at any time not to call you.

10. How long we keep information

We keep personal information for as long as necessary for the purposes described in this policy, for example, to keep your contact and appointment history, to respond to you, to meet our legal, tax, accounting and professional obligations, and to resolve disputes. How long we keep information depends on the type of information and why we have it. You may ask us to delete your information at any time (see Section 11), and we will delete or de-identify it in our records and ask our service providers to do the same where applicable, unless we need to keep it for one of these reasons. Some copies may remain in backups for a limited time before being deleted.

In addition:

session storage in your browser is cleared when you close the tab;
language cookies last up to one year;
ad-attribution data stored in your browser is used for up to 90 days; and
some technical records, such as message-delivery logs, are deleted automatically after a limited period.

11. Your choices and rights

Subject to applicable law, you may ask us to:

tell you what personal information we have about you and give you access to it;
correct information that is inaccurate or incomplete;
delete your information;
give you a copy of your information;
withdraw your consent or stop sending you communications; and
update your preferred language.

To make a request, email gigi@almagewellness.com, call (954) 488-2018 or write to us at the address in Section 1. We may need to verify your identity before responding. We will respond within a reasonable time and as required by applicable law. We may need to keep some information, such as medical records or records we must keep by law, even after you ask us to delete it.

If you use the Systema app, you can also delete your app account from the app's profile section or by following the instructions at https://scalesystema.app/data-deletion.

Depending on where you live, you may have additional rights under local law.

12. Minors

The Site and ALMA are intended for adults. Many of our services, including medications, GLP-1 programs, HRT/BHRT, Botox, fillers, injectables, IV therapy and invasive procedures, are available only to patients 18 years of age or older. Certain non-invasive services may be considered for minors only with the approval of our team and the appropriate consent of a parent or legal guardian. ALMA never decides on its own that a minor is a candidate for a service.

If you are under 18, please ask a parent or legal guardian to contact us. We do not knowingly collect personal information from minors through the Site without appropriate consent. If we learn that we have, we will delete it.

13. Security

We use reasonable administrative, technical and physical safeguards suited to the nature of the information, such as encrypted (HTTPS) connections, access limited to authorized persons, private storage for call recordings and for files you send us, and hashing of IP addresses in our Site analytics. However, no method of transmission or storage is completely secure, and we cannot guarantee absolute security. Text messages, email and messaging apps may not be fully secure, so please avoid sending sensitive health or financial information through them.

If a security incident affects your personal information, we will notify you and the appropriate authorities as required by applicable law, including the Florida Information Protection Act.

14. Where information is processed

Our service providers process information in the United States and may also process it in other countries. If you contact us from outside the United States, your information will be transferred to and processed in the United States.

15. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. We will post the updated version on the Site with a new effective date. If the changes are significant, we will take reasonable steps to let you know, such as a notice on the Site.

16. Contact us

If you have questions about this policy or how we handle your information, contact us:

ALMAge Wellness & MedSpa
7241 SW 63rd Ave, Suite 102-A, South Miami, FL 33143, United States
Phone and WhatsApp: (954) 488-2018
Email: gigi@almagewellness.com

If you have questions about the AI service behind ALMA, you can also contact Systema using the contact details in its Privacy Policy (https://scalesystema.app/privacy).

Política de Privacidad

ALMAge Wellness & MedSpa

Fecha de vigencia: 28 de septiembre de 2026

Esta Política de Privacidad explica cómo ALMAge Wellness & MedSpa ("ALMAge", "nosotros" o "nuestro") recopila, usa y comparte información personal cuando usted visita nuestro sitio web https://almage-wellness-medspa.scalesystema.app (el "Sitio"), solicita una cita a través de él, se comunica con nosotros por mensaje de texto (SMS), WhatsApp, correo electrónico, chat del sitio web o teléfono, o interactúa con ALMA, una asistente virtual provista por Systema, la plataforma que usamos (consulte la Sección 4).

Esta política está disponible en inglés y en español. Ambas versiones tienen el mismo contenido y buscan decir lo mismo.

1. Quiénes somos y cómo contactarnos

ALMAge Wellness & MedSpa es responsable de la información personal descrita en esta política.

Dirección: 7241 SW 63rd Ave, Suite 102-A, South Miami, FL 33143, Estados Unidos
Teléfono y WhatsApp: (954) 488-2018
Correo electrónico: gigi@almagewellness.com
Instagram: @ALMAge_Wellness

Nuestro Sitio, la reserva en línea, las fichas de clientes y las herramientas de mensajería funcionan sobre Systema, una plataforma tecnológica operada por Skala Marketing LLC ("Systema"), que trata la información por cuenta nuestra para prestar estos servicios. Systema también provee a ALMA, la asistente virtual descrita en la Sección 4, donde se explica cómo se le aplican los términos de Systema. Si usted usa la aplicación para consumidores de Systema (por ejemplo, desde el enlace "Download the app" del Sitio), a esa aplicación se le aplica la política de privacidad de Systema, disponible en https://scalesystema.app/privacy.

2. Información que recopilamos

2.1 Información que usted nos da

Solicitudes de cita en el Sitio. Cuando la reserva en línea está disponible, el formulario pide:

su nombre (obligatorio);
su número de teléfono (obligatorio);
su fecha de nacimiento (opcional); y
el servicio, la fecha, la hora y el profesional que usted elija.

Si para una reserva está activado el pago en línea, el formulario también puede pedir su correo electrónico.

Importante: si usted escribe su nombre y un número de teléfono en el formulario de reserva, el Sitio puede guardarlos como ficha de contacto con nosotros en cuanto usted sale del campo del nombre, aunque no termine la reserva. Así nuestro equipo puede dar seguimiento a su solicitud.

Mensajes y conversaciones. Cuando usted se comunica con nosotros o con ALMA por WhatsApp, mensaje de texto, correo electrónico, teléfono o chat del sitio web (cuando estos canales estén disponibles), podemos recopilar:

su nombre y apellido, número de teléfono y correo electrónico;
su idioma preferido (español, inglés o bilingüe/sin preferencia);
el servicio que le interesa y su objetivo principal;
la fecha y la hora que prefiere para su cita;
si es paciente nuevo o existente;
cómo supo de nosotros y si desea reservar;
las notas que nuestro equipo necesita para atender su solicitud; y
el contenido de sus mensajes, incluidas las notas de voz, fotos o archivos que decida enviar.

Si el chat del sitio web está activado, pide su nombre, su número de teléfono y su correo electrónico.

Llamadas telefónicas. Si ALMA atiende su llamada, la llamada se grabará, se transcribirá y se resumirá. Consulte la Sección 5.

Información que usted da en la clínica. La información que usted proporciona durante su evaluación o tratamiento se maneja como se describe en la Sección 6.

2.2 Información que se recopila automáticamente

Cuando usted visita el Sitio, nosotros y nuestros proveedores de servicios recopilamos automáticamente cierta información:

Analítica propia del Sitio. En cada visita, el Sitio registra la página que usted ve, la página o el sitio web desde el que llegó, la información de su navegador y dispositivo (user agent), su país aproximado (obtenido a partir de su dirección IP), un identificador de la visita, los parámetros de campaña incluidos en el enlace que siguió (como utm_source, utm_medium y utm_campaign) y acciones como tocar los botones de WhatsApp o de contacto o completar una reserva. En esta analítica no guardamos su dirección IP en forma legible; solo conservamos un hash criptográfico unidireccional de ella.
Atribución de anuncios. Si usted llega al Sitio mediante un enlace que contiene identificadores publicitarios (como fbclid o ad_id) o parámetros de campaña, su navegador guarda esos identificadores, la página de llegada, el sitio web de procedencia y la fecha, y los usa durante un máximo de 90 días. Si después usted nos envía sus datos de contacto a través del Sitio, estos datos pueden añadirse a su ficha de contacto para que sepamos qué anuncio o campaña le trajo hasta nosotros.
Medición de visitas y rendimiento. Usamos Vercel Web Analytics y Speed Insights para medir las visitas y la velocidad de carga de nuestras páginas.
Monitoreo de errores. Usamos Sentry para detectar y corregir errores técnicos. En una pequeña muestra de visitas, y en las visitas en las que ocurre un error, Sentry puede grabar una reproducción de cómo se comportó la página. En esas grabaciones, el texto de la página y la información que usted escribe quedan ocultos.
Fuentes tipográficas. El Sitio carga fuentes desde Google Fonts, por lo que su navegador se conecta a los servidores de Google y Google recibe su dirección IP.

3. Cómo usamos su información

Usamos la información personal para:

responder a sus preguntas y solicitudes;
agendar, confirmar, recordar, reprogramar y cancelar citas, y conservar su historial de citas;
comunicarnos con usted en su idioma preferido;
informarle sobre nuestros servicios, los precios autorizados y las promociones vigentes;
dirigir su solicitud a la persona adecuada de nuestro equipo, incluido nuestro equipo clínico cuando una pregunta requiere criterio profesional;
mantener su ficha al día, ayudar a confirmar que se cumplen los requisitos de edad de ciertos servicios y, cuando esta función esté activada, enviarle una felicitación de cumpleaños;
clasificar los mensajes entrantes, incluida la detección de spam y de mensajes que deben ser atendidos por una persona;
operar, proteger, mantener y mejorar el Sitio, medir su uso y entender el rendimiento de nuestra publicidad; y
cumplir nuestras obligaciones legales y proteger los derechos, la seguridad y los bienes de nuestros pacientes, de nuestro equipo y de otras personas.

No vendemos su información personal, y no compartimos su número de teléfono ni su consentimiento para recibir mensajes de texto con terceros para que ellos hagan su propio marketing.

4. ALMA, asistente virtual provista por Systema (inteligencia artificial)

ALMA es una asistente virtual provista por Systema (Skala Marketing LLC), la plataforma tecnológica que ALMAge usa para atenderle. Funciona con inteligencia artificial (IA) y puede estar disponible por WhatsApp, por el chat del sitio web y por teléfono. Cuando usted habla con ALMA, se está comunicando con un sistema automatizado, no con una persona.

Los términos de Systema también se aplican a ALMA. Como indican los Términos y Condiciones (https://scalesystema.app/terms) y la Política de Privacidad (https://scalesystema.app/privacy) de Systema, Systema es el único responsable del servicio de inteligencia artificial con el que funciona ALMA, y la relación contractual respecto de ese servicio de IA es exclusivamente entre Systema y usted. Por eso, su uso de ALMA también se rige por esos documentos.

Lo que ALMA puede hacer:

responder preguntas frecuentes sobre nuestros servicios, horario, ubicación, estacionamiento y formas de pago;
informar los precios autorizados por ALMAge y las promociones que estén vigentes;
explicar de forma general qué es un tratamiento, para qué sirve, cómo suele funcionar, la preparación general, la recuperación habitual y quién lo realiza;
recoger sus datos de contacto y sus preferencias, ayudarle a revisar disponibilidad y reservar los servicios que se pueden agendar de forma automática; y
transferir o escalar su solicitud a nuestro equipo.

Lo que ALMA no hace:

diagnosticar, recetar, cambiar o suspender medicamentos o dosis, ni decidir si usted es candidato para un tratamiento;
garantizar la seguridad o los resultados de un tratamiento, ni interpretar síntomas complejos; ni
crear promociones, negociar precios, prometer la aprobación de un financiamiento ni prometer cobertura o reembolso del seguro.

Las preguntas que requieren criterio médico, y temas como síntomas, efectos adversos, embarazo o lactancia, dosis, disputas de pago o excepciones a nuestras políticas, se remiten a nuestro equipo. Cuando un mensaje parece tratar un tema de salud, es posible que ALMA no responda y que la conversación pase a una persona de nuestro equipo.

ALMA puede equivocarse. Si la información de ALMA no coincide con lo que confirma nuestro equipo, prevalece la confirmación de nuestro equipo.

Urgencias: ALMA no es un servicio de emergencias. Si tiene una emergencia médica, llame al 911 o acuda a la sala de emergencias más cercana.

Es posible que nuestro equipo no vea sus mensajes de inmediato, sobre todo fuera de nuestro horario de atención (de lunes a viernes, de 10:00 AM a 6:00 PM; los sábados solo con cita previa). No use WhatsApp, los mensajes de texto, el correo electrónico, el chat del sitio web ni ALMA para preguntas médicas urgentes ni para complicaciones después de un tratamiento. Llámenos al (954) 488-2018 y, si puede tratarse de una emergencia, llame al 911 o acuda a la sala de emergencias más cercana.

Cómo funciona el procesamiento con IA. Para generar las respuestas, sus mensajes, el historial de la conversación y la información sobre nuestro negocio son procesados por proveedores externos de modelos de IA a través de la plataforma Systema. Según la Política de Privacidad de Systema, los datos que se envían a esos proveedores no se utilizan para entrenar modelos de IA (Zero Data Retention). Las notas de voz que usted envíe pueden transcribirse y las fotos que envíe pueden analizarse con IA, para que ALMA o nuestro equipo puedan entenderlas. Las conversaciones se guardan con su ficha de contacto para que nuestro equipo pueda darle seguimiento.

5. Llamadas telefónicas: grabación, transcripción y resúmenes

Por ahora, ALMA no atiende nuestras llamadas telefónicas. Si activamos a ALMA para las llamadas, las llamadas que atienda ALMA se grabarán, se transcribirán y se resumirán y, si ALMA transfiere su llamada a una persona de nuestro equipo, el resto de la llamada también puede grabarse. Usaremos las grabaciones, transcripciones y resúmenes para atender su solicitud, darle seguimiento, llevar un registro fiel de la conversación y mejorar nuestro servicio. Guardaremos la transcripción, un resumen, el tema principal y el tono general de la llamada, su duración y el acceso a la grabación.

No grabaremos una llamada atendida por ALMA a menos que, al inicio de la llamada, se le informe que la llamada se está grabando y que está hablando con una asistente virtual. Si continúa la llamada después de este aviso, usted da su consentimiento para la grabación. Si no desea que se grabe, puede terminar la llamada y escribirnos por WhatsApp o al correo gigi@almagewellness.com; nuestro equipo le ayudará.

6. Información de salud

Nuestros canales de agenda y comunicación (el Sitio, el chat del sitio web, WhatsApp, los mensajes de texto, el correo electrónico y ALMA) no están diseñados para recibir información médica detallada. Procuramos no recopilar en estas conversaciones información clínica sensible que no sea necesaria. Le pedimos que no envíe por estos canales historias clínicas, resultados de laboratorio, descripciones detalladas de síntomas ni fotos de condiciones médicas. Si necesita hablar de su salud, nuestro equipo clínico lo hará directamente con usted.

Aun así, parte de la información que usted comparte puede revelar algo sobre su salud, como el servicio que le interesa. Usamos esa información solo para los fines descritos en esta política.

Los registros médicos que se generan durante su evaluación o tratamiento (como su historia clínica, los formularios de consentimiento y las notas clínicas) están sujetos a protecciones de confidencialidad adicionales conforme a la ley aplicable. Cuando la ley exija avisos adicionales sobre esos registros, se los entregaremos por separado.

7. Cookies y tecnologías similares

Cookies del servidor: el Sitio no instala cookies desde nuestro servidor cuando usted lo visita.
Preferencia de idioma: si usted usa el selector de idioma ES/EN, el Sitio guarda dos cookies, NEXT_LOCALE y locale_choice, para recordar su elección durante un máximo de un año.
Almacenamiento de sesión: mientras usted navega, el Sitio guarda en el almacenamiento de sesión (session storage) de su navegador un identificador de la visita (scaleia_session_id) y, si el enlace que siguió los incluía, los parámetros de campaña (scaleia_visit_utm). El almacenamiento de sesión se borra al cerrar la pestaña del navegador.
Atribución de anuncios en el almacenamiento local: solo si usted llega mediante un enlace que contiene fbclid, ad_id o utm_source, el Sitio guarda en su navegador el elemento scaleia_fbclid, como se describe en la Sección 2.2, y lo usa durante un máximo de 90 días.
Chat del sitio web (si está activado): el chat guarda en su navegador un identificador de la sesión de chat, los datos de contacto que usted escribió, sus mensajes más recientes (hasta 40) y la fecha de su última visita, para que la conversación pueda continuar si usted vuelve.
Herramientas de terceros: Vercel Web Analytics y Speed Insights, Sentry y Google Fonts, como se describe en la Sección 2.2.

Actualmente no usamos en el Sitio píxeles de seguimiento publicitario o de redes sociales (como el Meta Pixel o el TikTok Pixel), Google Analytics ni Microsoft Clarity. Si esto cambia, actualizaremos esta política.

Usted puede borrar o bloquear las cookies y los datos del sitio desde la configuración de su navegador. Si lo hace, algunas funciones, como recordar su idioma preferido, pueden dejar de funcionar.

8. Con quién compartimos su información

Solo compartimos información personal como se describe en esta política.

Proveedores de servicios. Usamos proveedores que nos ayudan a operar y que tratan la información por cuenta nuestra, conforme a sus propios términos y prácticas de seguridad:

Plataforma del negocio: Systema (Skala Marketing LLC), para nuestro sitio web, la reserva en línea, las fichas de clientes y la mensajería.
Alojamiento, distribución de contenido y analítica web: Vercel.
Base de datos y almacenamiento de archivos: Supabase.
Monitoreo de errores: Sentry (con recepción de datos en Estados Unidos).
Fuentes tipográficas: Google Fonts.
Mensajes de texto: Twilio.
Envío de correos electrónicos: Resend. Los correos sobre sus citas pueden enviarse en nuestro nombre desde la dirección almagewellnessmedspa@scalesystema.app.
WhatsApp: Meta (WhatsApp Business), cuando le escribimos por WhatsApp a través de nuestra plataforma.
Notificaciones push: Expo y servicios de notificaciones web, solo si usted usa la aplicación de Systema y permite las notificaciones.
Software de agenda de nuestra clínica: actualmente usamos Aesthetic Record para gestionar las citas.
Operadores de telefonía y mensajería que conectan nuestras llamadas y mensajes.

ALMA y su servicio de IA. Systema provee a ALMA y el servicio de inteligencia artificial en el que se basa, conforme a sus propios Términos y Condiciones (https://scalesystema.app/terms) y su Política de Privacidad (https://scalesystema.app/privacy), como se explica en la Sección 4. Para prestar ese servicio, Systema usa:

proveedores de modelos de IA (como Google, Anthropic y OpenAI) para generar respuestas y para transcribir y analizar contenido;
un servicio de clasificación de mensajes (TypeSafe AI) que ayuda a identificar spam, temas de salud y mensajes prioritarios; y
Vapi y proveedores relacionados de reconocimiento de voz, generación de voz y almacenamiento de grabaciones de llamadas, si ALMA se activa para las llamadas telefónicas (consulte la Sección 5).

Pagos y financiamiento. No recopilamos números de tarjetas de pago a través del Sitio. Cuando usted nos paga, su información de pago la procesa el servicio de pago que usted elija, como QuickBooks Payments, Square, PayPal, Venmo, Zelle, Apple Pay, Google Pay o una transferencia bancaria ACH. Si usted solicita financiamiento con Affirm, Afterpay, CareCredit o Cherry, entrega su información directamente a ese proveedor, conforme a sus propios términos y su política de privacidad.

Otras divulgaciones. También podemos divulgar información:

cuando lo exija la ley, una citación, una orden judicial u otro proceso legal;
para proteger los derechos, la seguridad y los bienes de nuestros pacientes, de nuestro equipo o de otras personas;
en relación con una fusión, venta o transferencia de todo o parte de nuestro negocio, sujeto a esta política; y
con su consentimiento o siguiendo sus indicaciones.

Enlaces a otros servicios. El Sitio incluye enlaces a WhatsApp, a Instagram y a la aplicación de Systema, y enlaces a ChatGPT, Claude y Google que se abren con una pregunta ya escrita sobre nuestro negocio. No incluimos su información personal en esos enlaces. El Sitio también muestra un enlace "Powered by Systema". Cada uno de esos servicios tiene su propia política de privacidad y no somos responsables de sus prácticas.

9. Comunicaciones y cómo darse de baja

Mensajes de texto (SMS). Si usted nos da un número de celular de Estados Unidos o Canadá, por ejemplo al reservar, podemos enviarle mensajes de texto sobre sus citas, como confirmaciones, recordatorios, cancelaciones y cambios. La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Todos los mensajes de texto incluyen instrucciones para darse de baja: responda STOP para dejar de recibir mensajes de texto de ese número y responda START para volver a recibirlos. Nuestros mensajes de texto se envían desde un número gratuito (toll-free) compartido por los negocios que usan la plataforma Systema, por lo que responder STOP también puede detener los mensajes de texto que otros negocios envían desde ese mismo número. No le enviaremos mensajes de texto de marketing a menos que usted nos haya dado por separado su consentimiento expreso para recibirlos.

WhatsApp. Cuando usemos WhatsApp a través de nuestra plataforma, podemos enviarle:

confirmaciones y recordatorios de citas, que pueden incluir botones para confirmar o reprogramar;
respuestas de ALMA;
un mensaje de bienvenida;
mensajes de seguimiento sobre su consulta o su visita; por ejemplo, si nos contactó y no reservó, para preguntarle por su experiencia después de una visita o si ha pasado un tiempo desde su última visita;
felicitaciones de cumpleaños; y
si nuestro equipo los configura para usted, recordatorios de medicación, que pueden incluir el nombre del medicamento.

Si no desea recibir estos mensajes, responda STOP o BAJA, o díganoslo de cualquier otra forma, y dejaremos de enviarle por WhatsApp los mensajes que no traten sobre una cita que usted haya reservado. También puede bloquear nuestro número en WhatsApp en cualquier momento. Si nos escribe desde el enlace de WhatsApp del Sitio (wa.me/19544882018), está escribiendo directamente al número de nuestro negocio.

Correo electrónico. Si tenemos su correo electrónico, podemos enviarle confirmaciones de cita con un enlace para confirmar. Si le enviamos correos promocionales, puede pedirnos en cualquier momento que dejemos de hacerlo contactándonos. Aun así, podemos seguir enviándole mensajes sobre sus citas.

Notificaciones push. Si usa la aplicación de Systema, puede desactivar las notificaciones desde la configuración de su dispositivo.

Llamadas. No le hacemos llamadas automatizadas ni con voz de IA a menos que usted haya aceptado recibirlas. Puede pedirnos en cualquier momento que no le llamemos.

10. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos la información personal durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política; por ejemplo, para mantener su historial de contacto y de citas, responderle, cumplir nuestras obligaciones legales, fiscales, contables y profesionales, y resolver disputas. El tiempo de conservación depende del tipo de información y del motivo por el que la tenemos. Usted puede pedirnos en cualquier momento que borremos su información (consulte la Sección 11) y la borraremos o anonimizaremos en nuestros registros, y pediremos a nuestros proveedores de servicios que hagan lo mismo cuando corresponda, salvo que necesitemos conservarla por alguno de estos motivos. Algunas copias pueden permanecer en las copias de seguridad durante un tiempo limitado antes de borrarse.

Además:

el almacenamiento de sesión de su navegador se borra al cerrar la pestaña;
las cookies de idioma duran un máximo de un año;
los datos de atribución de anuncios guardados en su navegador se usan durante un máximo de 90 días; y
algunos registros técnicos, como los registros de entrega de mensajes, se borran automáticamente después de un período limitado.

11. Sus opciones y derechos

Conforme a la ley aplicable, usted puede pedirnos que:

le digamos qué información personal tenemos sobre usted y le demos acceso a ella;
corrijamos la información que sea inexacta o esté incompleta;
borremos su información;
le entreguemos una copia de su información;
retiremos su consentimiento o dejemos de enviarle comunicaciones; y
actualicemos su idioma preferido.

Para hacer una solicitud, escriba a gigi@almagewellness.com, llame al (954) 488-2018 o escríbanos a la dirección de la Sección 1. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de responder. Responderemos en un plazo razonable y según lo exija la ley aplicable. Es posible que debamos conservar cierta información, como los registros médicos o los registros que la ley nos obliga a guardar, incluso después de que usted pida borrarla.

Si usa la aplicación de Systema, también puede borrar su cuenta de la aplicación desde la sección de perfil de la aplicación o siguiendo las instrucciones de https://scalesystema.app/data-deletion.

Según el lugar donde viva, puede tener derechos adicionales conforme a la ley local.

12. Menores de edad

El Sitio y ALMA están dirigidos a personas adultas. Muchos de nuestros servicios, incluidos los medicamentos, los programas GLP-1, HRT/BHRT, Botox, rellenos, inyectables, terapia intravenosa (IV) y procedimientos invasivos, solo están disponibles para pacientes de 18 años o más. Ciertos servicios no invasivos pueden considerarse para menores de edad solo con la aprobación de nuestro equipo y el consentimiento correspondiente de su madre, padre o tutor legal. ALMA nunca decide por sí sola que un menor es candidato para un servicio.

Si usted es menor de 18 años, pida a su madre, padre o tutor legal que se comunique con nosotros. No recopilamos a sabiendas información personal de menores a través del Sitio sin el consentimiento correspondiente. Si nos enteramos de que lo hemos hecho, la borraremos.

13. Seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables, adecuadas a la naturaleza de la información, como conexiones cifradas (HTTPS), acceso limitado a personas autorizadas, almacenamiento privado para las grabaciones de llamadas y los archivos que usted nos envía, y el uso de un hash para las direcciones IP en la analítica del Sitio. Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta. Los mensajes de texto, el correo electrónico y las aplicaciones de mensajería pueden no ser totalmente seguros, así que le pedimos que no envíe por ellos información sensible de salud o financiera.

Si un incidente de seguridad afecta su información personal, se lo notificaremos a usted y a las autoridades correspondientes según lo exija la ley aplicable, incluida la Ley de Protección de la Información de Florida (Florida Information Protection Act).

14. Dónde se procesa la información

Nuestros proveedores de servicios procesan la información en Estados Unidos y también pueden procesarla en otros países. Si usted se comunica con nosotros desde fuera de Estados Unidos, su información se transferirá a Estados Unidos y se procesará allí.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. Publicaremos la versión actualizada en el Sitio con una nueva fecha de vigencia. Si los cambios son importantes, tomaremos medidas razonables para informarle, como un aviso en el Sitio.

16. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política o sobre cómo tratamos su información, contáctenos:

ALMAge Wellness & MedSpa
7241 SW 63rd Ave, Suite 102-A, South Miami, FL 33143, Estados Unidos
Teléfono y WhatsApp: (954) 488-2018
Correo electrónico: gigi@almagewellness.com

Si tiene preguntas sobre el servicio de IA con el que funciona ALMA, también puede comunicarse con Systema mediante los datos de contacto de su Política de Privacidad (https://scalesystema.app/privacy).